Esta guia técnica colombiana ( G T C ) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestion documental en las organizaciones con el fin de simplificar y organizar la presentacion y el manejo de la comunicaciones impresas y electronicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos con buena calidad
CARTAS
La expedicion de cartas u oficios esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante actos administrativos o en el cumplimiento de sus fuciones .
Se rrecomienda realizar las cartas o oficios externos en formato carta ,oficio o A4, con logo menbrete y pie de pagina. Estos elementos deberian de estar preferiblemente en todas
El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.
El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.
El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.
INFORMES
En términos generales, un informe es un texto que se da cuenta del estado actual o de los resultados de un estudio o investigación sobre un asunto específico. En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material. El informe contiene datos presentes o pasados ya comprobados.
El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.
Una carta comercial es un documento que se ocupa principalmente de asuntos de índole comercial, aunque la carta comercial suele ser postal, hoy en día esta se presenta por e-mail, lo que ha modificado parcialmente su estructura para adaptarse al correo electrónico.
La naturaleza de la carta comercial, es porque puede tratar de temas como:
Acuses
Alianzas
Créditos
Entregas
Invitaciones
Lista de materiales
Pedidos
Promociones etc.
La carta comercial es útil para dirigirnos a nuestros clientes, describiendo algún producto o servicio, lo novedoso que resulta y la ventaja de que lo adquiera con nosotros.
Nuestras cartas comerciales deben contener los siguientes puntos:
1. Remitente: Aquí incluiremos generalmente el membrete o logotipo de nuestra empresa; en caso de usar papel membretado, Esto ya está incluido en el papel. Esto va del lado izquierdo de nuestro encabezado. Alineado a la derecha, irá el nombre de nuestra empresa, su dirección y el teléfono o si tenemos, dirección de correo electrónico.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
Es de carácter probatorio y puede ser público o privado y asegura la legalidad de un hecho o acto puede ir acompañado de una serie de formalidades tales como juramentos ceremonias judiciales.
*Se utilizan bastante los certificados como: registros civiles resultados académicos, resultados médicos, documentos de identificación y paz y salvos.
*Las constancias son de carácter probatorio se pueden utilizar de forma personal.
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